Pekerjaan Administrasi Di Kantor

Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)

Dalam perusahaan modern, pekerjaan administrasi juga sering terlibat dalam manajemen sumber daya manusia (SDM). Tugas ini meliputi pengelolaan data karyawan, pengaturan jadwal cuti, hingga proses rekrutmen. Teknologi telah membuat tugas-tugas administrasi SDM menjadi lebih cepat dan lebih mudah, seperti penggunaan software HRIS (Human Resource Information System) untuk mengelola data karyawan.

Sebagai seorang staf administrasi, kamu bisa bertanggung jawab untuk memantau absensi, mengatur penggajian, atau mendukung proses rekrutmen. Hal ini memastikan perusahaan memiliki data yang akurat dan karyawan yang bekerja sesuai dengan kebijakan yang ada.

Baca Juga: Panduan Menjadi Seorang Administrasi Bisnis untuk Pemula yang Efektif

Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran adalah serangkaian kegiatan rutin di dalam suatu organisasi yang berkaitan dengan pengelolaan data dan juga informasi demi mencapai tujuan organisasi secara sistematik.

Secara etimologi, administrasi diambil dari bahasa latin, Ad memiliki arti intensif dan ministrare yang memiliki arti melayani, membantu, ataupun memenuhi.

Dalam arti yang lebih sempit, administrasi perkantoran adalah seluruh kegiatan teknis dan memiliki peran penting dalam kegiatan operatif, memberikan laporan pada pihak direksi, dan menciptakan organisasi perusahaan yang lebih baik.

Sedangkan dalam arti yang lebih luas, administrasi perkantoran adalah kegiatan mengorganisir, merencanakan, menyelenggarakan, mengarahkan, dan mengawasi beragam pekerjaan yang berkaitan dengan ruang lingkup di kantor dan juga tata usaha yang tertib.

Baca juga: Mengenal 5 Fungsi Administrasi dan Manfaatnya

Tujuan Administrasi Perkantoran

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, tujuan dari admin kantor adalah agar tujuan perusahaan bisa tercapai secara efisien dan efektif, dan bisa memenuhi syarat dari hal ekonomi, teknis, dan juga psikologis.

Tujuan administrasi perkantoran secara lengkap adalah sebagai berikut:

Baca juga: PMTK dalam PHK Karyawan, Ini Pengertian dan Ketentuannya!

Penyusunan Laporan

William Spriegel dan Ernest Daview

William Spriegel dan Ernest Daview menjelaskan bahwa admin kantor adalah suatu pemberian yang tertuju pada seluruh kegiatan operasional, seperti produksi, manufaktur, pengelolaan gudang, transportasi, dan marketing.

Baca juga: Mengenal Jenis-Jenis Surat Resmi dan Cara Menulisnya

Pengelolaan Proyek dan Tugas

Pekerjaan administrasi juga bisa berhubungan dengan pengelolaan proyek dan tugas-tugas dalam perusahaan. Sebagai contoh, seorang staf administrasi mungkin akan membantu tim dalam merencanakan dan mengorganisir jadwal proyek, memastikan bahwa setiap tugas dikerjakan tepat waktu. Dengan menggunakan aplikasi manajemen proyek seperti Trello atau Asana, tugas ini menjadi lebih mudah dilaksanakan.

Dalam hal ini, kamu akan berperan sebagai penghubung antara tim dan manajer proyek untuk memastikan komunikasi berjalan lancar dan bahwa semua detail proyek tercatat dengan baik. Keberhasilan pengelolaan proyek sangat bergantung pada kemampuan administrasi untuk mengatur segala sesuatunya dengan tepat.

Pengaturan Jadwal dan Rapat

Pengelolaan Data dan Dokumen

Pekerjaan administrasi lainnya yang tak kalah penting adalah pengelolaan data dan dokumen. Dalam perusahaan modern, sebagian besar dokumen disimpan dalam bentuk digital, sehingga memerlukan keterampilan pengelolaan file yang baik. Seorang staf administrasi harus dapat mengatur data dengan baik, mulai dari arsip dokumen penting hingga data proyek.

Kamu akan bekerja dengan sistem manajemen dokumen untuk menyimpan dan mencari file dengan cepat. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengakses informasi dengan mudah dan menghindari kehilangan data penting yang bisa merugikan operasional.

Baca Juga: Tugas dan Tanggung Jawab Profesi Administrasi Perkantoran

Pekerjaan administrasi dalam perusahaan modern kini jauh lebih beragam dan melibatkan penggunaan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Dari pengelolaan keuangan hingga pengelolaan komunikasi, semua aspek ini memainkan peran penting dalam kelancaran operasional perusahaan. Jika kamu tertarik untuk berkarir di bidang administrasi, menguasai keterampilan ini adalah langkah awal yang sangat baik.

Bagi kamu yang ingin memperdalam keterampilan administrasi bisnis lebih lanjut, Universitas Mahakarya Asia (PMB UNMAHA) menawarkan program studi yang dapat membantumu mempersiapkan diri untuk dunia kerja. Jangan lewatkan kesempatan untuk belajar di universitas dengan program studi yang unggul! Daftar sekarang di PMB UNMAHA dan raih masa depanmu! Daftar sekarang di PMB UNMAHA.***

Editor: Mahfida Ustadhatul Umma

Pengelolaan Dokumen

Terbuka dan Ekspansif

Ruang lingkup administrasi lebih terbuka dan ekspansif, artinya pekerjaan kantor bisa dilakukan dimanapun dalam organisasi, tidak hanya di kantor atau gedung saja, tapi bisa juga dilakukan di luar kantor atau di luar gedung.